Die Voraussetzung für professionelles Indexing ist die richtige Software.
Grundsätzlich wird unterschieden zwischen
- Embedded Indexing und
- Stand-Alone- oder Separate-File-Indexing (synonym verwendete Bezeichnungen)
Embedded Indexing wird z. B. von Word oder InDesign als Methode angeboten. Dabei werden Indexmarken in das Dokument eingebettet. Beim Erzeugen des Index aus den Indexmarken werden die Seitenzahlen automatisch zugeordnet und die Indexeinträge werden alphabetisch sortiert. Allerdings ist die Bearbeitung eines Index mit dem Ziel, gute Qualität zu erreichen, sehr aufwändig, weil äußerst umständlich (Bearbeitung in Feldern oder Indexeintragsfenstern, keine Bearbeitung des Gesamtindex möglich). Daher entsprechen fast alle Indexe, die per Embedded Indexing erzeugt wurden, nicht den Anforderungen der Index-Nutzer.
Beim Separate-File-Indexing (SFI) findet der Prozess der Index-Erstellung losgelöst vom Dokument in separat verwendeten Dateien statt. Die Seitenzahlen werden während der Erzeugung – des Schreibens – der Einträge manuell mit eingepflegt. Das heißt, sie können bei einer Layout- oder Umbruchänderung nicht automatisch nachgeführt werden, sondern der Indexer muss die Nachführung vornehmen. In dieser Hinsicht ist der Aufwand höher als beim Embedded Indexing. Andrerseits bieten die zum SFI eingesetzten Programme vielfältige Möglichkeiten und mächtige Funktionen zum Bearbeiten eines Index. Damit lässt sich mit deutlich geringerem Aufwand als beim Embedded Indexing eine hohe Qualität eines Index erreichen. Unter dem Strich ist daher das SFI wesentlich effektiver als das Embedded Indexing.
Als Programme für das SFI lassen sich Excel oder sog. Dedicated Indexing Software einsetzen. Die bekanntesten Indexing-Programme sind