Literaturprüfung mit Word-Indexing-Funktion

Situation bei Literaturzitaten nach dem Namen-Datum-System

In Texten, in denen beim Zitieren mit dem Namen-Datum-System gearbeitet wurde, aber kein Literaturverwaltungsprogramm zum Einsatz kam, stehen Lektorinnen und Lektoren vor dem Problem zu überprüfen, ob

1. alle im Text genannten Verweise im Literaturverzeichnis auftreten und
2. alle im Literaturverzeichnis genannten Quellen im Text verwendet wurden.

Eine schnelle Prüfung ist mit der Konkordanzfunktion von Word möglich.

Für jede Richtung der Prüfung muss eine Konkordanzliste erzeugt werden, in der jeder Name in einer eigenen Zeile steht.

Spike-Funktion

Um eine solche Konkordanzliste für die Richtung a zu erhalten, ist es am besten, die sog. Spike-Funktion von Word zu nutzen. Diese besteht im Prinzip darin, dass beliebig viele Textstellen nacheinander markiert und „aufgespießt“ werden können. Sie laufen automatisch in eine Autotextsammlung, deren Inhalt sich am Ende mit einem einzigen Befehl in eine neue Word-Datei einfügen lässt. Die auf diese Weise erhaltene Liste aller markierten Begriffe kann als Konkordanzliste verwendet werden.

Die Spike-Funktion wird per <Strg-F3> aufgerufen. Das heißt: Begriff markieren, dann <Strg-F3> betätigen. Man geht den Text von vorn bis hinten durch und jedes Mal, wenn man auf einen Namen trifft, wird dieser markiert und aufgespießt. Die Spike-Funktion in ihrer Originalversion hat allerdings einen Haken: Der markierte Text wird ausgeschnitten. Das soll natürlich nicht sein. Daher muss ein Makro verwendet werden, mit dessen Hilfe ein reiner Kopiervorgang ausgelöst wird. Das Makro lässt sich nur teilweise aufzeichnen, weswegen ich auf eine Idee von Paul Beverley zurückgreife (zu finden auf seiner Website: http://www.archivepub.co.uk/book.html). Er schlägt folgenden Code für SpikeCopy vor:

Die moderne Version des Codes lautet also:

Dem Makro wird ein Tastenkürzel zugewiesen (z. B. <Strg-F3>, womit das Kürzel für die Urversion der Spike-Funktion überschrieben würde) oder es wird auf das Menüband oder die Schnellzugriffsleiste gelegt, wo es per Maus aufgerufen werden kann.

Konkordanzliste für a

Nachdem der letzte Name aufgespießt wurde, wird eine neue Word-Datei erstellt und hier der Inhalt der Autotextsammlung eingefügt. Das geht am einfachsten per <Strg-Umsch-F3>. Eine andere Möglichkeit bestünde darin, die AutoText-Funktion von Word aufzurufen, die Sammlung anzuklicken und Einfügen zu wählen. Im Augenblick des Einfügens wird die Sammlung geleert. Das Leeren lässt sich nicht verhindern. Soll sichergestellt werden, dass die Liste für eine spätere Einfüge-Aktion erneut zur Verfügung steht, muss sie nach dem ersten Einfügen markiert und bewusst als Autotext abgelegt werden: Liste markieren, dann AutoText-Funktion aufrufen, dann Auswahl im AutoText-Katalog speichern, dann Namen vergeben und OK.

Die eingefügte Liste zeigt die Namen genau in der Reihenfolge, in der sie aufgespießt wurden. Es ist nicht nötig, sie alphabetisch zu sortieren, allerdings spricht auch nichts dagegen: Liste Markieren, dann auf der Startregisterkarte in der Gruppe Absatz den Sortierbefehl aufrufen. Wenn man möchte, kann man die sortierte Liste noch um Doppelte bereinigen (geht am schnellsten mit Excel).

Um die endgültige Konkordanzliste zu erhalten, muss die vorhandene Namensliste um eine zweite Spalte ergänzt werden. Dazu wird sie in eine Tabelle umgewandelt (mit der Tabellenfunktion von Word). Klickt man jetzt in die einspaltige Tabelle, kann per rechter Maustaste eine leere Spalte rechts oder links hinzugefügt werden. Anschließend wird die erste Spalte komplett markiert, kopiert und in die zweite Spalte eingefügt. Beide Spalten haben nun denselben Inhalt.

Konkordanzliste für b

Die Konkordanzliste für die Richtung b könnte man direkt aus dem Literaturverzeichnis heraus erzeugen. Üblicherweise gibt es ein eindeutiges Kennzeichen, mit dem der Namensbereich abgeschlossen wird, wie etwa bei „Müller: …“. In diesem Beispiel wäre der Doppelpunkt dieses Kennzeichen. Man geht so vor:

1. Zunächst wird das komplette Literaturverzeichnis kopiert und in eine neue Datei eingefügt.
2. Anschließend wird aus dem Kennzeichen „Doppelpunkt“ per Suchen/Ersetzen ein Tabulator gemacht.
3. Dann wird dieses tabulatorgetrennte Verzeichnis in eine Tabelle umgewandelt, die aus zwei Spalten besteht.
4. Die erste Spalte enthält jetzt die Namensangaben, die zweite Spalte den Rest der Literaturangabe. Benötigt wird nur die erste Spalte, d. h., die zweite wird gelöscht.
5. Die übrigbleibende Spalte muss nun noch so aufbereitet werden, dass sie nur Nachnamen enthält (auch das lässt sich weitgehend mit Suchen/Ersetzen hinbekommen).
6. Zum Schluss wird wieder eine zweite Spalte hinzugefügt und der Inhalt der ersten Spalte in die zweite übertragen.

Prüfungen

Um die Prüfungen vorzunehmen, wird Word mit den Konkordanztabellen „gefüttert“. Wichtig zu wissen: Für die Konkordanzfunktion von Word wird immer eine zweispaltige Tabelle benötigt. In der ersten Spalte „greift“ sich Word die Begriffe, nach denen gesucht werden soll, und die Inhalte der Tabellenzellen der zweiten Spalte werden als Inhalte der XE-Felder genutzt. (Das heißt, man könnte nach Begriff xyz suchen lassen und ihm einen Indexeintrag abc zuordnen. In unserem Fall enthalten beide Spalten dieselben Inhalte, was nichts anderes bedeutet, als dass der erzeugte Index alle Namen mit ihren Seitenverweisen enthält.)

Aufruf der Konkordanzfunktion: Zunächst ist wichtig, dass sich der Cursor im Inhaltsdokument befindet, denn die Prüfung soll hier stattfinden. Nun: Menü [Referenzen – Index einfügen], dann Schaltfläche Automarkierung und die gewünschte Datei (mit Konkordanztabelle a oder b) auswählen. Einen Augenblick später fügt Word am Ende der Inhaltsdatei den Index ein.

Für jede Prüfrichtung wird ein separater Index erzeugt.

Im jeweiligen Index sind neben den Namen auch die Seitenzahlen zu finden. Es ist genau dann alles in Ordnung, wenn bei jedem Namen immer wenigstens eine Seitenzahl aus dem Text und eine aus dem Literaturverzeichnis steht.

Fehlt im Index a der Seitenverweis auf das Literaturverzeichnis (das z. B. erst auf Seite 328 beginnt) oder im Index b der Seitenverweis auf eine Stelle im Text, muss eingeschritten werden. Das Einschreiten kann z. B. einfach im Stellen einer Frage an den Autor/die Autorin des Buches und der Bitte um Klärung bestehen.

Die Stellen, die fehlerhaft sind, können auf diese Weise schnell gefunden werden. Damit ist die Literaturprüfung natürlich noch nicht abgeschlossen, aber ein erster Teil der Arbeit konnte mit Hilfe der Konkordanzfunktion erledigt werden.