Der zweite Band der Reihe „Walters Textprofi-Bibliothek“ ist am 23. Juli 2020 erschienen.
Das Buch hat 344 Seiten und beschreibt alle interessanten Themen rund um das Indexing mit Word. Ansprechen
inhaltliche Erschließung
Indexing mit Word: Buchankündigung
Mit dem Titel „Indexing mit Word“ wird im Herbst 2019 (wahrscheinlich im November) der zweite Band der Reihe „Walters Textprofi-Bibliothek“ erscheinen.
Neuer voraussichtlicher Erscheinungstermin: 1. Quartal 2020.
Das Buch wird etwa 250 Seiten haben und alle interessanten Themen rund um das Indexing mit Word beschreiben. Ansprechen möchte ich damit
- Profi-Indexer, die einen Überblick über das Indexing mit Word oder eine detaillierte Beschreibung spezifischer Abläufe und Techniken suchen,
- Personen, die
Wiley-Richtlinien zu gutem Indexing
Vorbemerkungen
Diese Richtinien sind 1:1 von der folgenden Wiley-Site übernommen worden:
https://authorservices.wiley.com/author-resources/book-authors/prepare-your-manuscript/indexing.html
Aus meiner Sicht sind es die besten Indexing-Richtlinien in kompakter Form, die zurzeit existieren. Aus diesem Grund sollen Sie hier den Lesern von Indexing-and-more zugänglich gemacht werden. Sie sind in englischer Sprache gehalten. Wer damit Probleme hat, kann z. B . den Google-Übersetzer zu Hilfe nehmen, um eine deutschsprachige (oder anderssprachige) Version zu erhalten.
How
Walters 1. HT-UT-Regel: Eigenschaften und andere Beifügungen
Eine Übersicht über alle Regeln gibt der separate Beitrag „Walters Regeln zur inhaltlichen Erschließung“.
Im Folgenden wird die erste Regel zum Zusammenspiel von Hauptthema (HT) und Unterthema (UT) vorgestellt.
Eigenschaften
Als Unterthemen (UT) eignen sich immer die Eigenschaften von irgendwas. Dieses „Irgendwas“ sollte natürlich etwas sein, das überhaupt Eigenschaften haben kann, also: ein Gerät, ein Material, eine Methode usw.
Umgekehrt: Eine Eigenschaft eignet sich – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nicht als Hauptthema (HT)!
Beispiel:
Dies ist ok:
| octahedral complexes, photophysical properties 34 |
aber diese Variante geht nicht!:
| photophysical properties, octahedral complexes 34 |
Auch dann, wenn es zu weiteren Stoffen/Materialien „photophysical properties“ gäbe und von daher ein Array mit dem HT „photophysical
Walters Regeln zur inhaltlichen Erschließung
Indexing-Regeln lassen sich zu den folgenden Punkten aufstellen:
-
Ablauf der Registererstellung (wie entsteht ein Register?)
-
inhaltliche Erschließung von Publikationen (was kommt auf welche Weise in ein Register?)
- Editieren eines Registers (Qualitätsverbesserung eines Registers)
- Sortierung
- Präsentation eines Registers (Anordnung und Formatierung)
Die ersten drei Punkte sind dabei die eigentlich wichtigen, denn sie werden ausschließlich vom menschlichen Intellekt bestimmt. Die anderen beiden (Sortierung, Präsentation) sind technischer Art und hängen von den verwendeten Programmen und von evtl. vorhandenen Normen ab; sie sind daher viel leichter in den Griff zu bekommen.
Wie ein Register entsteht, was auf welche Weise aufgenommen werden soll und wie sich die Qualität verbessern lässt, sind Punkte, die viel mit Intuition, Assoziation, Wissen und Erfahrung zu tun haben und die sich daher nur schwer vermitteln lassen. Das macht aber auch ihren Reiz aus. Zum Glück lassen sich auch dazu einige Regeln angeben. Genau diese Regeln möchte ich hier vorstellen.
Die inhaltliche Erschließung umfasst alles, was mit den Punkten Thema, Unterthema, Querverweise, Double Postings usw., also dem Bilden von Einträgen und Untereinträgen, zu tun hat und geht bis in den Bereich des Editierens (dem Bearbeiten) eines Index hinein, der sich zentral mit dem Zusammenspiel von Haupt- und Untereinträgen beschäftigt. Zum Editieren kann und muss aber noch mehr gesagt werden, als ich es tue, wenn ich mich wie hier zunächst auf die inhaltliche Erschließung konzentriere. Das heißt, es wird einen separaten Beitrag mit weiteren Regeln zum Editieren geben. Die Bildung von Einträgen und Untereinträgen ist naturgemäß Teil des Ablaufs der Registererstellung, denn die Entscheidungen, die während der Registererstellung vom Indexer getroffen werden müssen, sind zum größten Teil inhaltlicher Art. Viele Aspekte zur Frage, wie ein Register entsteht, können hier nicht behandelt werden, ihnen werden später mehrere separate Beiträge gewidmet.
Die Hauptaufgabe beim Indexieren besteht darin, diejenigen Themen und Unterthemen zu finden, die eine Fundstelle im Text gebührend beschreiben. Bei der Suche nach dem Was, also nach den geeigneten Begriffen und Bezeichnungen können einige Regeln helfen. Die beiden wichtigsten Kriterien, v. a. im Bereich Naturwissenschaft/Technik, sind
- der Umgang mit Metatopics und Local Main Topics sowie
- Cutter’s Rule zur Spezifität.
Das Konzept von Metatopics und Local Main Topics, das von Do Mi Stauber, einer amerikanischen Indexerin, stammt, ist für naturwissenschaftlich/technische Texte entscheidend für die Schaffung qualitätsvoller Indexe. Es hilft, schnell und effektiv Entscheidungen hinsichtlich des Was zu fällen. Cutter’s Rule geht schon sehr in Richtung des Wie, hilft auf seine Art aber auch, die passenden inhaltlichen Entscheidungen zu fällen. Ich empfehle daher, sich vor dem Lesen der nachfolgenden Regeln beide Kriterien anzuschauen (die Links dazu sind oben angegeben).
Darauf basierend und aufgrund langjähriger Erfahrung mit dem Indexieren naturwissenchaftlich/technischer Texte habe ich einige Regeln zur inhaltlichen Erschließung aufgestellt, die hier der Reihe nach vorgestellt werden. Unterteilt sind sie in die beiden Bereiche
- Bildung von Unterthemen (UT) und
- Verhältnis von Hauptthema (HT) zu Unterthema
Entsprechend gibt es Walters UT-Regeln und Walters HT-UT-Regeln. Da kein Unterthema ohne ein zugehöriges Hauptthema gebildet werden kann, überlappen sich beide Bereiche an vielen Stellen, aber die Schwerpunkte liegen jeweils etwas anders, wenn man sich einmal ganz auf die UT konzentriert und zum Zweiten das Zusammenspiel von HT und UT näher betrachtet.
Folgende Regeln haben sich herauskristallisiert:
Präpositionen und Konjunktionen bei der Bildung von Unterthemen
Präpositionen (Verhältniswörter) und Konjunktionen (Bindewörter) bei Unterthemen können hilfreich sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Empfehlung
Ich empfehle,
- Präpositionen
Walters 1. Unterthema(UT)-Regel: Kontextfindung und Hierarchieprinzip
Im Folgenden wird Walters 1. UT-Regel beschrieben. Eine Übersicht über alle Regeln gibt der separate Beitrag „Walters Regeln zur inhaltlichen Erschließung“.
Unterthemen (UT) können im Prinzip nach zwei Kriterien ausgewählt werden:
- man kann einen Kontext zum Thema suchen
- ein Thema kann zerlegt werden.
Siehe auch Stauber „Facing the Text“, Kapitel „Subheading Function and Types“, insbesondere S.149 ff. Dort wird ein anderes, ebenfalls sehr brauchbares System beschrieben, nach dem Unterthemen eingeteilt und ausgewählt werden können.
Das Kontext-Zerlegungs-Verfahren scheint besonders gut auf stark strukturierte Texte zu passen, wie sie in Naturwissenschaft und Technik häufig vorliegen.
Kontextfindung/integrale Vorgehensweise
Bei der Bildung eines Unterthemas – wenn wir uns über die Indexbegriffe auf einer bestimmten Seite, auf der wir uns gerade befinden, Gedanken machen – gelangen wir oft zu dem Schluss, dass es gut sei, das Hauptthema durch die Angabe des Zusammenhangs, in dem es auf dieser Seite auftritt, näher zu beschreiben. Es soll dann also kein Unterbegriff gefunden werden, sondern der Kontext! Und dieser Kontext soll zu einem Untereintrag im Register werden.
Kennzeichen der Kontextfindung ist, dass wir nach oben schauen, wir haben sozusagen einen integrativen Blick und suchen im Grunde genommen den Oberbegriff zum aktuellen Begriff. Obwohl es hierarchisch gesehen der Oberbegriff ist, fügen wir ihn einfach nur bei, um die Bedeutung des aktuellen Begriffs näher zu bestimmen.
In dem Beispiel
| Aminosäuren, essenzielle 554 Aminosäuren, in Mitochondrien 617 Aminosäuren, als Neurotransmitter 207 Aminosäuren, organische Basen in 43 Aminosäuren, Peptidbindungen 50 Aminosäuren, Proteinabbau 561 Aminosäuren, Stoffwechsel 514-515 Aminosäuren, Strukturformeln 49 |
bildet „Aminosäuren“ das Hauptthema, und als Unterthemen gibt es sowohl Ober- als auch Unterbegriffe: Hierarchisch unterhalb von „Aminosäuren“ stehen „Strukturformeln“ und „essenzielle“. Oberbegriffe zu „Aminosäuren“ sind dagegen: „Peptidbindungen“ (Aminosäuren sind ein Teil dieser Bindungen), „als Neurotransmitter“ (es gibt auch andere Arten von Neurotransmittern), „Stoffwechsel“ (Aminosäuren haben keinen eigenen Stoffwechsel, sondern sind Teil des Stoffwechsels in Zellen) und „Proteinabbau“ (dabei fallen Aminosäuren an).
Kontextmerkmale
Wie kann ich bei einem vorliegenden Array erkennen, welches UT einen Kontext beschreibt? Antwort:
| Wenn ich die Konjunktion „und“ (englisch „and“) davor oder dahinter setzen setzen kann, handelt es sich um einen Kontext. |
So sind
| Aminosäuren, Peptidbindungen und 50 Aminosäuren, Stoffwechsel und 514-515 Aminosäuren, Proteinabbbau und 561 |
durchaus sinnvolle Einträge; allerdings kann das „und“ weggelassen werden, weil die Einträge auch so nicht missverständlich sind.
Der Versuch, ein „und“ auch bei den anderen gezeigten Unterthemen einzusetzen, scheitert, denn es kommt nichts Sinnvolles dabei heraus:
| Aminosäuren, Strukturformeln und 49 Aminosäuren, als Neurotransmitter und 207 Aminosäuren, essenzielle und 554 |
„Aminosäuren, Strukturformeln und“ hat zwar das Potenzial, einen sinnvollen Eintrag zu liefern, aber an der Fundstelle geht es nicht allgemein um Strukturformeln, zu denen Aminosäuren Beispiele liefern, sondern umgekehrt um Aminosäuren und deren zugehörigen Strukturformeln. Allenfalls hätte man anstelle der Konjunktion „und“ die Präposition „von“ beifügen können: „Aminosäuren, Strukturformeln von“. Eine solche Beifügung drückt jedoch eine Eigenschaft, nicht einen Kontext (im hier gemeinten Sinn) aus. Ich wollte aber demonstrieren, wie Kontexte zu erkennen sind.
„Aminosäuren, als Neurotransmitter und“ ist ähnlich gelagert. Hier macht natürlich die bereits vorhandene Präposition „als“ deutlich, dass ein „und“ als Beifügung keinen Sinn ergibt. Wenn das „als“ nicht vorhanden wäre, könnte man „und“ ergänzen und erhielte einen auf den ersten Blick sinnvollen Eintrag; allerdings geht es an der Fundstelle nicht um Neurotransmitter an sich, zu denen wieder Aminosäuren nur Beispiele liefern, sondern umgekehrt um Aminosäuren in ihrer Eigenschaft als Neurotransmitter.
„Aminosäuren, essenzielle und“ ist ein sinnloser Eintrag, weil „essenzielle“ Adjektiv zum Substantiv „Aminosäuren“ ist. Ein „und“ hat hier nichts zu suchen.
Die Beispiele zeigen also in der Tat, dass Kontexte daran erkannt werden können, dass sich die Konjunktion „und“ beifügen lässt. Führt diese Beifügung zu keinem sinnvollen Eintrag, liegt kein Kontext vor, sondern eine andere Art von Beifügung. Darauf gehe ich im Beitrag „Walters 1. HT-UT-Regel: Eigenschaften und andere Beifügungen“ näher ein.
Der Fall „Aminosäuren, organische Basen in“ zeigt
| ein weiteres mögliches Merkmal eines Kontextes: eine Präposition, in diesem Fall „in“, die hinter das Unterthema gesetzt wurde. |
Wichtig bei Präpositionen: Ihre Stellung (vor oder hinter dem UT) entscheidet darüber, ob eine Eigenschaft oder ein Kontext vorliegt. Bei „Aminosäuren, organische Basen in“ wird ausgedrückt, dass es an der Fundstelle um organische Basen geht und hierbei um den Unterfall des Auftretens in Aminosäuren. Mit anderen Worten: Hier wird aus Sicht von „Aminosäuren“ ein Kontext beschrieben. Man hätte das „in“ durch die Konjunktion „und“ ersetzen können, ohne den Sinn wesentlich zu verändern.
Im Index gibt es sowohl noch das Double Posting „organische Basen, in Aminosäuren“ als auch andere Einträge zu „organische Basen“. Der Eintrag „organische Basen, in Aminosäuren“ im (hier nicht gezeigten) Array „organische Basen“ enthält die Präposition „in“ vor dem UT und macht deutlich, dass es sich jetzt (aus Sicht von „organische Basen“) um eine Eigenschaft handelt, nicht um einen Kontext. Genauso gelagert sind im oben gezeigten Beispiel die beiden Fälle
| Aminosäuren, in Mitochondrien 617 Aminosäuren, als Neurotransmitter 207 |
Beide Male wird durch die vorgesetzten Präpositionen „in“ und „als“ deutlich gemacht, dass es um Eigenschaften, nicht um Kontexte geht. Nebenbei bemerkt hätte man in beiden Fällen die Präpositionen nicht hinter das UT setzen können, denn dann wären sinnlose Einträge entstanden:
Sowohl
| Aminosäuren, Mitochondrien in 617 |
als auch
| Aminosäuren, Neurotransmitter als 207 |
ergäben keinen Sinn.
Weiteres zu Konjunktionen und Präpositionen siehe den separaten Beitrag „
Metatopic
Jede Veröffentlichung (also jedes Buch, jeder Zeitschriftenartikel, jede Online-Publikation) hat ein Hauptthema. Das ist das, worum es in der Veröffentlichung geht. In der Indexing-Fachterminologie (meiner Kenntnis nach auf Do Mi Stauber zurückgehend) spricht man vom Metatopic.
Die typischen Kennzeichen des Metatopic sind:
- Üblicherweise steht das Metatopic im Titel der Veröffentlichung.
- In seltenen Fällen
Cutter’s Rule: Spezifität
Unter Indexern weltweit anerkannt als wichtigste Regel beim Zuteilungsindexieren (also beim Verschlagworten von Inhalten) gilt die Regel vom engsten Schlagwort, auch bekannt als Cutter’s Rule, weil Charles Cutter, ein amerikanischer Bibliothekar, als erster bereits 1876 darauf hingewiesen hat:
Beim Indexieren sollte einer Textstelle immer der jeweils engstmögliche Begriff zugewiesen werden. Wie in der
Separate-File Indexing
Definition und Abgrenzung
Separate-File Indexing (SFI) ist die Aufnahme und Sammlung der registerrelevanten Begriffe in einer vom Layout (von der „Quelle des Registers“) getrennt gehaltenen Datei.
Das Gegenteil von SFI ist das Embedded Indexing, bei dem die registerrelevanten Begriffe als sog. Indexmarken in den Layouttext eingebettet werden. Beim Embedded Indexing sind demnach Quelle (Inhalt) und Register in ein und derselben Datei.
Im Grunde wurde jahrhundertelang – seit es Register gibt – immer analog zum SFI gearbeitet: Denn der Umbruch und das System der Register-Karteikarten waren vollständig voneinander getrennt. Erst durch moderne Textverarbeitungs- und Layoutprogramme und vor allem durch das Einbinden der Autoren in den technischen Prozess der Buchentstehung ist Embedded Indexing möglich geworden. Heute kommen beim SFI natürlich keine Karteikarten mehr zum Einsatz, sondern alles geschieht digital.
Das Kennzeichen des SFI ist die separate Datei, in der das Register entsteht. Da nichts eingebettet wird, also keine Indexmarken vorhanden sind, muss der gesamte Inhalt, also alle Begriffe und Seitenzahlen, eingegeben oder aus der Zwischenablage eingefügt werden. Man sagt auch: Der Index wird geschrieben, und der Indexer ist der Autor des Index.
Formate/Programme
Für das SFI werden nicht unbedingt spezielle Programme benötigt. Prinzipiell können Textformate wie .txt (etwa Notepad), .doc oder .docx (Word), .odt (Open Office, Libre Office), Layoutformate wie .indd (InDesign) und .fm (FrameMaker), Tabellenkalkulationsformate wie .xlsx und Datenbankformate wie .fp12 (Filemaker) oder .accdb (Access) zur Erstellung einer separaten Index-Datei verwendet werden. Am komfortabelsten geschieht SFI aber mit Programmen, die speziell für das Indexing entwickelt wurden, sog. Dedicated Indexing Software; dazu zählen die Programme Cindex (.ucdx), Sky (.sk7) und Macrex.
Dedicated-Indexing-Programme können nichts anders als Indexe zu erzeugen. Das aber können sie besonders gut, da in ihnen viele hilfreiche Funktionen eingebaut sind, die Unterstützung bei der Sortierung, Bearbeitung, Formatierung und Ausgabe eines Registers bieten. SFI mit einem solchen Programm kann für sich stehen: Alles was zum Indexing nötig ist, kann mit Dedicated-Indexing-Programmen erledigt werden. Daher spricht man hier auch vom Stand-Alone-Indexing.
Im Unterschied dazu kommen die anderen Formate nicht alleine zurecht: Um mit ihnen SFI machen zu können, sind immer zusätzliche Aktivitäten nötig:
- Eine Konvertierung in ein weiteres Format (z. B. von .docx nach .xlsx oder umgekehrt).
- Das Erstellen von Makros (in Word) oder Skripts (in In Design), mit denen Indexing-Funktionalität in die Programme hineingebracht wird, die von Hause aus nicht in ihnen vorhanden ist. (Die kommerziell erhältlichen Indexing-Add-Ins für Word, InDesign und FrameMaker sind beim SFI mit diesen Programmen nur bedingt hilfreich, da sie speziell zur Unterstützung des Embedded Indexing entwickelt worden sind.)
- Unter Umständen müssen viele Schritte manuell vorgenommen werden, weil man sich als Register-Autor nicht mit Konvertierung und Programmierung auskennt.
SFI mit Textverarbeitungs- und Layoutprogrammen
Manchmal werden Personen – Autoren, Herausgeber, freie Lektoren – gebeten, Register zu erstellen und in digitaler Form abzuliefern, die technisch nur rudimentär ausgestattet sind: Das einzige Programm, das sie beherrschen, ist ein Textverarbeitungsprogramm. Und es kann hinzukommen, dass aus bestimmten Gründen kein Embedded Indexing angewendet werden soll, etwa weil der Text nicht in digitaler Form vorliegt oder weil lediglich eine Aktualisierung eines Index aus der Vorauflage vorgenommen werden soll. Die Indexing-Arbeit kann dann darin bestehen, einen Text durchzugehen, registerrelevante Begriffe zu identifizieren und in eine neue Liste oder in den alten Index einzubauen, die sich in einer vom Text getrennt gehaltenen Word-Datei befinden. Mit anderen Worten: In Word wird SFI betrieben.
Ein solches Sammeln von Registerbegriffen ist in gewisser Hinsicht der manuellen Arbeit mit Registerkarten ähnlich, denn das Sortieren oder besser: Einsortieren muss im Wesentlichen von Hand geschehen. Im Unterschied zum Karteikartenverfahren kann aber im Word-Register immerhin gesucht werden, sodass man relativ schnell an der Stelle ist, an der ein Begriff eingebaut werden soll. Das heißt: SFI mit Word ist auf jeden Fall besser, als mit Karteikarten zu arbeiten. Das Erzeugen eines Indexeintrags geschieht durch Eintippen von Begriff (evtl. neben dem Haupt- auch Unterbegriff oder sogar Unterunterbegriff) und Seitenzahl. Die gesamte Formatierung von Texthervorhebungen bis zu Einrückungen und/oder Spiegelstrichen muss der Ersteller des Registers, der Register-Autor, selbst vornehmen, und zwar bei jedem einzelnen Registereintrag, darüber hinaus muss er die Entscheidung fällen, ob ein kompletter neuer Eintrag zu erstellen ist oder evtl. nur bei einem bestehenden Eintrag Seitenzahlen zu ergänzen sind.
So entsteht nach und nach das gesamte Register. Da es sich bereits in einer Word-Datei befindet, kann es direkt an ein Layoutprogramm übergeben werden. Auch daran zeigt sich der immense Vorteil gegenüber dem Karteikartenverfahren: Es fallen keine Erfassungsarbeiten im technischen Betrieb (beim Setzer, Layouter) mehr an.
Mit einem anderen Szenario haben Setzer oder Layouter aber selbst heute nicht selten zu tun: Sie bekommen die von Autoren, Herausgebern oder Lektoren vorgenommenen Registeranstriche auf Papier und erfassen die Begriffe in ein InDesign- oder FrameMaker-Dokument, das zunächst separat vom eigentlichen Textinhalt gehalten wird. Zum Schluss wird die Index-Datei mit der Buchfunktion des Layoutprogramms mit den Inhaltsdateien (meist kapitelweise) zu einer Einheit verbunden. Das Erfassen in einem separaten Dokument ist wesentlich kostengünstiger, als die Begriffe in die einzelnen Layoutdateien einzubetten; hinzu kommt, dass Korrekturen in der separaten Indexdatei wesentlich schneller (und wieder kostengünstiger) auszuführen sind als in den Indexeintragsfenstern der Embedded-Indexing-Methode. Das, was Autoren, Herausgebern oder Lektoren einerseits und Setzer oder Layouter andererseits damit machen, ist aus technischer Sicht nichts anders als SFI!
Der aus meiner Sicht größte Nachteil dieser Verfahren besteht darin, dass Textverarbeitungs- und Layoutprogramme kaum Hilfen zur Bearbeitung von Registern bieten. Vom Suchen und Ersetzen abgesehen, muss im Grunde alles, was an Bearbeitung anfällt, von Hand ausgeführt werden. Das betrifft insbesondere das Finden von Inkonsistenzen – ein Vorgang, der komplett auf Papier geschieht: Das Register wird ausgedruckt und Korrektur gelesen, die Korrekturen werden anschließend in die Datei übertragen. Üblicherweise wird diese Art der Bearbeitung und Korrektur erst in einer späten Phase des Indexing-Projekts vorgenommen, sodass hohe Kosten etwa durch die Übertragung der Korrekturen in das Layoutprogramm entstehen können. Eine gewisse technische Unterstützung im Indexing-Prozess ist nur durch das Erstellen von Word-Makros oder Skripts in den Layoutprogrammen zu erreichen, wozu einige Setzer und Layouter in der Lage sind, Autoren und freie Lektoren in der Regel aber nicht.
Beim Einsatz von Tabellenkalkulations-, Datenbank- und Dedicated-Indexing-Programmen dagegen können Bearbeitung und Korrekturausführung vor der Übernahme ins Layoutprogramm geschehen. Zur Bearbeitung, insbesondere zum Finden von Inkonsistenzen, lassen sich in diesen Programmen darüber hinaus Selektionsfunktionen nutzen, mit deren Hilfe in kürzerer Zeit deutlich bessere Indexe erzeugt werden können.
SFI mit Excel und mit Datenbankprogrammen
Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, seine wesentlichen Merkmale stecken bereits in der Programmbezeichnung:
- Tabelle und
- Kalkulieren.
Beide Aspekte lassen sich beim Indexieren ausnutzen.
Will man Excel zum Sammeln von Indexbegriffen verwenden, muss man zunächst umdenken, was die Struktur eines Indexeintrags angeht. Anders als beim oben beschriebenen SFI mit Textverarbeitungs- oder Layoutprogrammen sollte man in Excel bei jedem Eintrag die vollständige Information mitführen. Das heißt, jeder Eintrag bildet eine Zeile der Excel-Tabelle, wobei im ersten Feld der Hauptbegriff steht, im Feld daneben der Untereintrag, daneben der Unteruntereintrag (falls es einen gibt) und daneben schließlich die Seitenzahl. Wenn man eine weitere Fundstelle im Text hat, an der ein bereits vorhandener Begriff erneut auftritt, wird in Excel wieder eine komplette Zeile mit Hauptbegriff, Unterbegriff, Unterunterbegriff und Seitenzahl erzeugt. Im Grunde führt jede Fundstelle zu einem kompletten Eintrag in der Excel-Tabelle. Man verwendet damit Excel wie eine Datenbank, denn Datenbanken zeichnen sich genau dadurch aus, dass in jedem Datensatz die vollständige Information enthalten ist. Nur wenn man so verfährt, kann man in Excel z. B. auf einfache Weise sortieren. Der entscheidende Vorteil von Excel oder Datenbankprogrammen ist, das man mit ihnen Selektionen vornehmen kann. Excel bietet mit den sog. Filtern eine sehr einfach zu handhabende Selektionsfunktion, darüber hinaus lassen sich auch komplexe Selektionen ohne Mühe zusammenstellen. Damit lässt sich der Fokus der Bearbeitung auf Untermengen des Gesamtregisters setzen, was zu einer immensen Qualitätssteigerung gegenüber Embedded Indexing oder SFI per Word/Layoutprogrammen führt. Die Kalkulationsmöglichkeiten von Excel lassen sich nutzen, um z. B. per Textformeln Inkonsistenzen im Register zu finden.
Da sich Autoren, Herausgeber und freie Lektoren heutzutage einigermaßen mit Excel auskennen, können sie das Programm grundsätzlich nach einer kleinen Einweisung zum Indexing einsetzen. Ein gewisses Problem ist die Ausgabe des Index, insbesondere das Zusammenführen von Seitenzahlen bei Einträgen, die mehrere Fundstellen aufweisen. Am einfachsten gelöst werden kann das Problem, indem man den Index als Tabelle in Word einbaut, dann manuell die Seitenzahlen herumhebt und nicht mehr benötigte Zeilen löscht. Ebenfalls manuell zu erledigen wäre das Ersetzen von mehrfach vorhanden Haupteinträgen durch Spiegelstriche. Zum Schluss wird die Tabelle in Text umgewandelt und nicht benötigte Tabulatoren werden per Suchen/Ersetzen gelöscht bzw. in Leerzeichen umgewandelt. Das Verfahren bietet gegenüber SFI mit Word den großen Vorteil, dass sowohl das Sortieren wesentlich vereinfacht wird als auch die Bearbeitung des Index komplett erledigt werden kann, bevor die Daten ausgegeben werden.
Datenbankprogramme wie FileMaker bieten dieselben Möglichkeiten wie Excel, lassen sich aber noch viel stärker eigenen Bedürfnissen anpassen und erhöhen damit den Komfort des SFI.
Wird etwas Programmieraufwand betrieben, kann auch die Ausgabe des Index aus Excel und Datenbankprogrammen automatisiert werden. Üblicherweise kommen dann txt- oder RTF-Dateien heraus, die in Word oder einem Layoutprogramm lediglich in die endgültige Form zu bringen sind.
Professionelle Indexer, die sich evtl. auch ein wenig im Programmieren auskennen, können mit Excel oder Datenbankprogrammen sehr gute Ergebnisse erzielen. Ein großer Vorteil gegenüber allen anderen Verfahren (selbst gegenüber Dedicated Indexing Software) ist die große Flexibilität. So lassen sich zum Beispiel Merkmale mitführen, auf deren Basis unterschiedliche Typen von Registern (Sach-, Personen-, Ortsregister usw.) ausgegeben werden können, es ist möglich, simultan unterschiedliche Locatorangaben (neben Seitenzahlen z.B. Locators, die sich aus Kapitel- oder Absatznummern ergeben) zu verwalten, und es können Register mehrer Titel z.B. verlagsübergreifend zu einem Gesamtregister zusammengeführt werden. Weitere Szenarien sind denkbar.
SFI mit Dedicated Indexing Software
Dedicated-Indexing-Programme wie Cindex oder Sky stellen, wie gesagt, alle Funktionen zur Verfügung, die beim Indexing benötigt werden. Mit ihnen kann erfasst, bearbeitet, sortiert, selektiert und formatiert ausgegeben werden. Meist wird am Ende eine RTF-Datei erzeugt, die zwecks Publikation in ein Textverarbeitungs- oder Layoutprogramm eingeladen werden kann. Es sind dann lediglich einige Anpassungen bei den Format- oder Stilvorlagen vorzunehmen, und das Register ist fertig.
Professionelle Indexer arbeiten üblicherweise mit Dedicated Indexing Software. Spezielle Technik- oder Programmierkenntnisse sind nicht nötig.
Besondere Methoden des